芮和
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Excel数据格式总是计算出错,那是你还不懂分列

在处理Excel数据的过程中,经常会碰到单元格格式不规范,明明看着存在,使用SUM函数求和仍然得到结果为0;日期格式的不统一,使用手动修改非常繁琐,动不动就出错;

今天芮和给大家分享的是Excel中的“分列”功能对数据进行规范处理,这个小技巧也是Excel进阶必须的小技巧之一,虽然简单,但是非常实用。

一 ,显示格式不规范的日期

日期是Excel里出现频率最高的数据类型之一,但是由于个人习惯的不同,记录日期的方法有很多种,例如:2018/12/262018-12-262018.12.26等等。

不同规范的日期类型为数据的统计分析带来了巨大的困扰。例如下方的数据中,日期的存储格式有3种

销售订单表

销售订单表」中的销售日期格式多种多样,统计起来极为不方便,直接修改「单元格格式」会导致数据出错,这个时候就可以使用分列。

选中「销售日期」,点击「数据」下的「分列」,直接点击两次「下一步」,在「列数据格式」中勾选「日期」并选择合适的「格式」,点击「完成」就完成了数据的统一规范。

分列规范日期

使用分列处理完的销售表日期就统一规范为yyyy/m/d的格式了,如下所示:

规范的销售表

二 ,文本类型的伪数值

什么是「文本类型的伪数值」呢?

其实理解起来很简单,就是单元格格式为「文本类型」的数值,通常在Excel中使用英文引号+数值进行输入,如:'120,就是伪数值。

如果没有忽略「错误」,伪数值的单元格会在左上角显示一个小三角形,可以看下下面这张表:

伪数值

当然有时候「伪数值」是不会显示「三角形」的,因为人为忽略了错误提示

判断「伪数值」的最好办法是与任意一个正常的数相加结果都不正常。

如第一个和第二个单元格相加得到的结果是错误的:

伪数值相加

上图两个单元格相加:4999+8915仍然等于4999,即表示存在一个单元格为「伪数值」,遇到「伪数值」也可以使用分列来解决。

步骤仍然一样,只是在最后一步的「列数据格式」里选择「常规」,「常规」会自动识别出数据的正确格式。

伪数值数据规范

可以看到,单元格的计算结果这回就显示正常了,「伪数值」是很多Excel初学者都会碰到并且解决不好的问题。

熟悉掌握「分列」这个强大的小技巧,可以减少很多出错的可能,分列的另外一篇文章前往这里哦:

点击【下载按钮】,可以下载案例文件哦~

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