Excel数据验证小技巧 让别人按照规范来填写数据

Excel 8个月前 芮和
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在日常工作中有没有碰到录入数据长度、格式错误却没有发现,造成了损失呢?例如:要求输入性别男女,却有人输入了“汉子”等各种奇葩情况。

今天分享的小技巧是关于数据录入中人性化警告的小技巧,在Excel中也称为数据验证,在先前的文章中,我们使用了下拉菜单做为数据的录入源,其实也是数据数据验证。

数据验证人性化警告

保护(规范化)Excel数据可以分为“保护工作簿”和“数据验证”这两大功能,在先前分享的小技巧中,我们已经介绍了“保护工作簿”这个小技巧,今天给大家分享下“数据验证”。

什么是数据验证呢?其实就是在Excel数据录入的时候做数据的一个校对功能,例如:性别,经常会碰到各种标新立异的小伙伴填上“公母”、“雌雄”、“汉子姑娘”等等。或者再填写“年龄”的时候,手抖输入了“180”等等各种奇葩的错误,这个时候就要用到数据验证了,先来简单看个数据验证的案例。

Excel数据验证小技巧 让别人按照规范来填写数据

先来看下Excel提供的数据验证都多少种情况,其实也就只有7种情况,但是可以衍生出几乎所有情况,其中:整数、小数、日期、时间和文本长度这5种情况类似,序列其实为下拉菜单,自定义为自定义数据规范。

Excel数据验证小技巧 让别人按照规范来填写数据

怎么实现上面这种数据验证呢?选择需要做数据验证的【区域】,点击【数据】选项卡,在【设置】中选择【整数】,输入【介于0-120】,然后在【出错警告】中输入错误信息】即可。

Excel数据验证小技巧 让别人按照规范来填写数据

【出错警告】中,如果录入了错误的数据,Excel会进行弹窗确认,并且阻止将该数据写入到文件中。其中【输入信息】可以在点击单元格的时候做数据录入提示。

Excel数据验证小技巧 让别人按照规范来填写数据

有了【数据验证】功能,再也不用担心小伙伴各种天马行空的想法了,如果已经填写的错误信息,可以在【数据验证】窗口的左下方点击【全部清除】即会清除所有不符合规定的数据

因为【自定义】验证数据功能过于灵活,芮和将会在另外的小技巧中进行分享(手机号、身份证号、邮编、密码等等各种验证)。

版权声明:芮和 发表于 2020-04-21 0:00:59。
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