这几个Excel打印小技巧,帮你轻松打印出优雅的文档

Excel 7个月前 芮和
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大学那会经常需要打印各种各样的Excel表格,如何节约纸美观地打印Excel表格是很多初学者的痛。

看似没有任何技术含量的Excel表格打印工作,其实处处都是门道,稍微不注意就踏坑了。

Excel打印功能区

打印是Excel里一项很常用的功能,来简单看下打印功能区的一些简介。

点击【文件】-【打印】,就可以看到整个打印功能区。

这几个Excel打印小技巧,帮你轻松打印出优雅的文档

打印功能区有打印机选项打印配置打印预览三个大功能,可以调整打印的份数、打印机、单双页、页面缩放等等功能

在实际打印中,无论打印什么文件,在配置好相应的打印信息后,都要先逐页预览一遍养成一个好习惯,看看调整的效果怎么样,可以避免打印出来的文件不是想要的效果。

打印小技巧

过宽过高的表格塞进一页打印

在打印中,经常会碰到需要将整个表格打印到一页纸上,这个时候可以调整单元格的宽高,使之塞进一页中。

我们可以选择所有数据区域,然后双击列标和行表的分界处,这样就可以快速调整单元格的宽高为刚刚覆盖数据,然后再手动调整部分单元格的大小使之看起来更美观。

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如果觉得太挤,可以选中区域,直接拖动列/行标交界处,可以批量设置所有选中单元格的宽/高,通过这样调整使之能塞入一页内。

分页线的调整

如果调整好宽高整个表格还无法塞入一页中,这个时候就可以考虑整个页面的缩放了

点击【视图】-【分页预览】即可看到整个页面的分页预览。

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可以看到上图的分页预览中,一页纸并不能覆盖我们要的区域。我们可以拖拽来调整分页的位置,让页面进行缩放,直到可以塞进为止。调整好后如下:

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在Excel的分页预览模式下,可以在表格的任何区域右键插入新的分页线,形成多页,快速调整打印效果。当然在分页预览中调整的页数,只在打印中有效果,在Excel实际阅读效果不会有任何改动

重复打印表头

在打印类似成绩单、信息表等的时候,如果数据很大,会打印出来多列,但是往往需要在每一页都重复打印标题,这样每一页的数据列才都有标题,便于查看数据

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怎么操作呢?设置的方法也很简单,点击【页面布局】-【打印标题】,然后点击【顶端标题行】,选择相应的区域即可。

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在设置打印标题的时候,如果出现了【顶端标题行】为灰色不可选状态,有可能是打开了多个设置端口,在Excel中,只能同时为设置一张工作簿,调整好即可。

打印多个工作表

一个工作簿中有多个工作表,如果要一个一个设置打印,不仅繁琐,而且容易出错。那么怎么同时打印多个工作表呢?

可以通过打印配置选项中设置,选择打印整个工作簿或者打印活跃的工作表。

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什么是活跃的工作表呢?按住Ctrl,点击工作表,即可选择多个工作表为活跃工作表。

或者按住Shift,选择首个工作表,按住Shift点击最后一个,即可选中多个连续的工作表(工作表下描线为活跃表格)。

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打印虽然是一件很简单的事,但是熟悉其中一些技巧,还是能在办公上提升工作效率,节约纸张。细节虽小,掌握好才能提升自己的职业竞争能力。

版权声明:芮和 发表于 2020-04-12 0:00:00。
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