7个新手常犯的Excel错误 你与高手之间差在细节

Excel 2个月前 芮和
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在Excel中,函数是灵魂,解决问题需要靠公式和单元格的共同配合。然而在这一个过程中,无论是单元格的出错还是公式的出错,都会导致计算结果和正确结果千差万别。今天芮和给大家分享一些在初学Excel的时候经常犯的错误。

Hi,大家好,这里是芮和。

在之前的教程中,我们给大家分享过Excel函数的6种种函数错误今天我们将这些错误进行相关的扩展,在业务层面上来分享Excel新手常犯的7种最常见的错误

话不多说,一个一个看,看下有没有让你经常苦恼的Excel错误吧。

公式未锁定单元格

这是一种新手非常常见的错误,公式的语法使用正确,数值检测了正确,但是计算的结果怎么都不对。这个时候往往是因为公式中原本需要「绝对定位」的数据区域使用了「相对定位」,在填充的过程中,数据区域发生了移动。

因为在Excel中,公式默认引用的单元格都是「相对引用」,例如下方的案例中,C15单元格使用了「B3:D12」,并且为相对引用,在向下填充的过程中,数据区域发生了移动,导致无法匹配到数据,出现了「#N/A」错误。

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解决的办法也非常简单,将C15单元格公式中的数据数据区域切换为「绝对引用」即可,在Excel中,选中公式的数据区域,按下F4即可快速进行切换。

公式单元格长度并未一一对应

第2种常见的错误就是在公式中需要输入多个单元格区域的时候,并未按照匹配的方式进行输入,例如在「COUNTIFS」函数中,多条件需要选中多个单元格区域。第1个条件选择了「C3:C12」,而第2个条件选择了「D:D」,这样也会导致公式计算不出正确的结果。

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这类公式在选中单元格的时候,需要将多个区域进行一一对应,例如「C3:C12」对应了「D3:D12」,大部分人为了偷懒,往往会选中一整列数据导致数据区域对应不上。这个时候只需要将数据区域一一对应上即可。

通过选中其他单元格完成公式的输入

这是很多初学者,尤其是不习惯用键盘的人,容易犯的错误。在输入公式的时候,将光标定位在「单元格内容」中间时,然后再去选择其他单元格,这个时候就会导致Excel自动将选中单元格的地址写入公式中。

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解决的办法也非常简单,输入完公式之后直接「回车」,不要使用鼠标点击其他的单元格,因为你不知道光标此时在公式中的哪个位置,如果在末尾,那么公式不会错误,如果光标定位在公式中间,就会发生错误。

忽略函数的可选参数

我们都知道在Excel中,函数的参数有时候并不是一个必填项,这个时候可能就会有小伙伴会忽略函数的部分参数,在大部分情况下,这个操作都不会导致错误。

但是难免总会有例外,例如函数的可选参数默认值并不是用户想要的值。例如在VLOOKUPMATCH等匹配函数中,最后一个参数表示匹配模式,默认表示「近似匹配」,一般情况下就不符合我们的需求。

下方的VLOOKUP,忽略了第4个参数,在表中,并没有11这个学号,仍然可以匹配出数据。

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解决的办法就是尽量不要忽略函数的参数,宁愿多花1秒钟将参数补齐,也不要忽略不写,忽略参数是一个非常不好的习惯,哪怕你对函数非常熟悉。

使用文本格式存储数字

在Excel中,有一种非常奇葩的数字,叫做「文本数字」,这种数字在单元格之前通常会有一个「英文单引号」。并且无法通过修改单元格格式来进行修正。

如果这种数字参与了算数运算,就会导致结果出错,例如下方的「学号2」就是一个「文本数字」,使用VLOOKUP默认的写法就没办法匹配出来。

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文本数字在Excel中,如果没有经过任何处理,在单元格上会有一个绿色的小三角形,我们可以点击「绿三角」将其转换为「数值」即可,当然如果数据非常多的话,可以借助「分列」这个功能来实现。

手动计算模式

部分新手在处理Excel大量计算的时候,又写了非常多复杂的公式,这个时候Excel的计算速度会大大降低,因为我们都知道Excel默认是实时计算的。

部分小伙伴就会将计算方式修改成「手动计算」,最后却没有手动计算,所以在单元格更新之后,计算出来的结果仍然是错误的。

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解决办法也很简单,按下「F9」就可以重新进行手动计算,或者可以选择「公式」选项卡,点击「计算选项」中的「自动」转换成自动计算模式:

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数据有断层

什么是「断层」呢?其实就是Exce中的「空白行/列」,这其实是一种非常不好的习惯,断层的数据会导致非常多的问题。

例如:向下填充的时候,不能一次性填充到最后面;创建透视表的时候只会选中前面的数据;筛选的时候只会筛选前面的数据等等。

如下,断层的表格中,使用排序,只会排序部分数据。

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解决的办法非常简单,当然是删除所有的「空白行/列」即可。

在Excel中其实还有非常多奇奇怪怪的错误,发生错误的时候,优先检查「数据源」是否有问题,接着检查公式的「数据区域」「引用方式」「函数参数」等是否发生错误,这样往往可以解决大部分问题。

好了,那么关于「Excel新手常见错误」的分享就分享到这里了,如果你还有其他关于Excel的使用技巧,可以在文章下进行留言哦~

版权声明:芮和 发表于 2020-08-15 0:00:29。
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