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Excel宏录制是如何提升工作效率的? 其实学会不难

宏录制的门槛其实是非常低的,很多同学看到这种非常高级的词或者技巧就瞬间放弃学习了,其实不是,宏录制的学习门槛甚至比VLOOKUP函数都要低,今天我们就来看一下。

Excel宏录制是如何提升工作效率的? 其实学会不难

Hi,大家好,这里是芮和。

今天教大家零基础如何「录制宏」,分享一些宏录制过程中的技巧,如何修改宏让其变得具有通用性。其实大部分员工手头的工作都是重复性的,宏是门槛比较低,能快速应用到工作中的一个技能。好了,废话不多说,今天我们先来认识一下宏究竟是什么?

01 Excel 宏究竟是什么

往经常看到别人在交流说,这个操作可以录制成宏,会非常方便,那么什么是宏呢?简单来说,宏其实就是使用 Excel 内置的编程语言VBA(Visual Basic for Applications)写的,能在Excel环境里运行的一系列操作指定。

为了方便初学者学习,我们可以简单的理解成“宏=可视化VBA”,并且宏具有一个特性,就是“无需任何编程基础就可以写出编程语言”,它是通过“录制”产生的

在Excel中,任何手动操作能完成的任务,使用宏都能够完成,这个是宏最强大的地方,那么既然手动操作能完成,为什么还要使用宏呢?

  1. 宏可以帮你自动完成重复、批量的任务,例如:有100份工作表,需要替换、修改工作表里的样式,手动操作可能一天都搞不定,简单录制宏,然后批量运行,3分钟就可以完成任务;
  2. 宏录制并不需要编程基础,相信很多同学都使用过「Ctrl+E」这个快捷键,只要给Excel一个演示,Excel就能完成剩下的任务,宏也是相同,只需要给Excel一个演示即可,剩下的交给软件来帮我们完成,例如:电商做数据分析的时候,每天都会有一份数据表需要进行整理,如果我们将这个操作录制成宏,保存起来,明天有新的数据表的时候,运行一下宏之后,就完成了相同的操作,效率非常高。

从上面的2点,我们可以总结出宏的一些使用场景:批量处理某份文档、重复性的操作等。

说白了宏就是一个自动化完成重复工作的工具。而且,只要会用 Excel,就可以学会录制并使用宏,提高工作效率。接下来,一步一步教你如何录制一个简单的宏,并运行它。 

02 如何开启宏

在「默认」的Excel设置中,并没有开启「宏录制/运行」相关菜单,需要我们手动开启「开发者工具」选项卡。

开启的步骤也非常简单,在「Excel菜单」中,右击,选择「自定义功能区」,在右侧勾选「开发者工具」,点击确定即可。

开启完「开发工具」之后,我们还需要设置下「宏」的安全级别,简单介绍下安全级别是什么,很多同学都会在网上下载Excel文档,如果这些Excel文档里带有恶意的宏病毒,就有可能让我们的所有数据丢失,严重点的会让我们的电脑死机奔溃等等。

所以设置「宏安全级别」非常重要,默认的Excel设置是禁用宏的,但是会发出通知,我们可以对其进行修改。这里的话,提一些个人经验的建议,在我们录制宏的时候,可以勾选「启用所有宏」,录制完之后,勾选「禁用所有宏,并发出通知」,这样哪怕我们在运行宏的时候,也可以对单个文件进行开启,避免出现恶意病毒的情况

修改「宏安全」在「开发工具」选项卡下,点击「宏安全性」在弹出的选项窗口中即可修改,这里为了录制宏方便,我们选择「启用所有宏」,并且勾选「信任对VBA工程对对象模型的访问」。

除了上面这2步操作,还有最后一步需要我们处理,就是保存文档的格式,通常我们保存的文档格式为「xls」或者「xlsx」,这2种格式都是不支持宏的,我们需要保存成「xlsm」这种格式,也就是「Excel 启用宏的工作簿」,如下:

以上是宏录制的一些基本操作,这里提一下,同一台电脑,开启「开发工具」和「宏安全设置」只需设置一次即可,会永久保存,除非人为手动更改。

03 录制第一个宏

简单认识完宏,接下来我们来尝试录制你的第一个宏文件,来简单提一个需求,将「2019.05.10」日期修改成「2019/05/10」格式,当然我们可以手动替换,但是如果工作表非常多,我们可以将操作录制成宏,然后设置快捷键,这样就可以一键完成操作

如果要让录制的宏具有通用性,我们需要使用「相对引用方式」,点击「开发工具」选项卡下的「使用相对引用」。

接着我们选中数据区域后,点击「录制宏」,在弹出的对话框中,设置「宏名称」、「快捷键」、「保存范围」和「说明」等。为了让阅读性更高,我们最好都详细说明下,这样以后录制很多宏的时候,我们就可以快速找到之前录制好的宏。

这里的快捷键需要注意一点,要使用「英文输入法」,在上面的案例中,老师按了「M」,这样会将「快捷键」设置成「Ctrl+M」,我们只要按下这个快捷键就可以运行我们的宏了

宏录制已经开启,接着可以开始我们的操作了,我们要给Excel一个示范,这样Excel才知道我们要做什么,我们可以按「Ctrl+H」打开查找替换,将 . 替换成 / 。

注意点又来了,这里不要使用鼠标重新选择区域,如果要让宏具有通用性,我们都需要先「选中数据区域」在录制。操作成功之后,点击「停止录制」即可

到这里我们的宏就已经录制好了,还记得我们刚刚的快捷键「Ctrl+M」么?我们可以选中数据,按「Ctrl+M」就可以快速规范我们的日期了,当然这个时候如果快捷键没有效果,有可能是冲突了。我们也可以点击「开发工具」选项卡下的「」,找到刚刚录制的「」,点击执行即可。

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