芮和
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办公软件经常奔溃闪退 数据丢失格式损坏怎么办?

最近有很多同学在咨询,Excel使用着突然间就闪退奔溃了,辛辛苦苦录入的数据却没有及时保存,或者保存后闪退,文档没有备份,导致了文档损坏。这些对数据都会造成不可逆的伤害,既然避免不了,那么有没有什么办法可以来降低损失呢?

办公软件经常奔溃闪退 数据丢失格式损坏怎么办?

Hi,大家好,这里是芮和。

你正在操作Office文档的时候,突然死机、停电、隔壁的同事不小心按了你的电源键,在工作中难免碰上这种尴尬的情况,自己辛辛苦苦码了大半天的文档,说没就没了,还有什么比这个更加令人痛苦。

今天芮和分享的小技巧是关于文档保存的小技巧,当然适用于所有的Office文档(Word/PPT/Excel)

01 文档定时保存

在日常工作中,编辑文档的时候很多小伙伴都没有保存的习惯,非要等到文档编辑完才会按「Ctrl+S」保存文档。但是如果中途电脑发生故障会导致数据丢失,设置文档自动定时保存则可以大大降低这种故障带来的损失

点击「文件」中的「选项」,选择「保存」选项卡,在「保存自动恢复信息时间间隔」里输入「3分钟」即可,这样文档每3分钟就会自动保存一次。

文档定时保存

02 文档自动备份

比文档未能及时保存更糟糕的是文档丢失和损坏,文档损坏的原因很多,在很多时候都是很突然发生的,为了避免这种情况,我们可以在Office中自动为文档创建备份。

点击「文件」中的「选项」,选择「高级」选项卡,在「保存」栏目中勾选「始终创建备份副本」即可。

文档自动备份

那么文档自动备份和文档自动保存,这两者有什么差异呢?其实理解起来很简单,自动备份会在当前文档所在的目录下生成另外一份相同文档存档,而自动保存则不会生成多一份文档,只是单纯将当前文档的数据进行保存而已。

Excel自动备份跟Word设置存在少许差异,我们可以在保存Excel文档的时候,打开「工具」下的「常规选项」,勾选「生成备份文件」,这样在保存的时候会生成多一份「.xlk」文件。

每次保存完文档后,Excel就会自动更新.xlk备份文件,这份文件备份了上次保存的Excel内容,双击直接打开即可。

03 找回文档

上面两个步骤分别设置了「自动保存」和「文档备份」,那么如果在文档没有保存或者损坏的情况下,我们怎么找回文档呢?

点击「文件」中的「选项」,点击「保存」选项卡,可以看到「自动恢复文档位置」中有「一串地址」,打开这个地址就可以看到所有保存备份的文档了(扩展名为.asd,可以直接使用Office打开)。

在Office操作中,养成定时保存文档和备份的好习惯,会大大降低出现故障造成的损失。

关于自动保存/备份的用法,我们今天就分享到这里,还有补充的可以在评论下方留言哦~

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