芮和
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Excel数据录入效率低 这4个小技巧你可能还没掌握!

数据快速准确无误地录入是Excel中最常见的操作,大部分同学在录入数据的时候,仍然在笨拙地使用着鼠标来切换单元格,手动输入着时间,相同内容仍然在一个一个输入,效率其实是非常低的,那么有什么高效录入数据的小技巧呢?

Hi,大家好,这里是芮和。

今天分享的小技巧是关于Excel高效录入数据的4个小技巧。在实际工作中,可能由于各种原因,无论是逐个复制还是逐个输入,都会大大消耗时间,掌握一些特殊的小技巧,熟练转换鼠标键盘可以大大提升我们的效率。

01 快速录入当前时间/日期

在工作中经常要输入当前的时间和日期,其实不用在去校对时间一个一个输入了。只需要两个快捷键就可以快速输入当前时间/日期。

使用英文状态下的「Ctrl+;」即可快速输入当前时间,格式为「年/月/日」。

同理要输入时间,将输入法切换到英文状态,按「Ctrl+Shift+;」即可输入当前时间,格式为「时:分」。

02 批量输入相同内容

在Excel中,通常在一个单元格中输入数据,按Enter键后光标会移动到下一个单元格。如果想要在一个区域批量输入相同内容呢?

其实简单,先「选中区域」,然后「输入数据」,最后按「Ctrl+Enter」,这个时候选中的区域都会输入相同的内容。

03 批量选择数据区域

在Office中,大部分操作(如设置段落、背景色、表格宽高)都必须要选中对象,其中选择数据在Excel中更是最高频的操作之一。掌握批量选择数据的方法,能大大提升我们的工作效率。

而选择数据中出镜率最频繁的快捷键为「Ctrl」和「Shift」。那么这两个快捷键有什么区别呢?

按住「Shift」不放,「单击」两个不同位置的单元格,就能「选中两个单元格之间整个连续区域」。

按住「Ctrl」,然后鼠标「单击多个不同的单元格」,可以批量选中所点击的单元格。

04 使用Tab/Enter代替鼠标

在录入数据中,经常使用鼠标单击单元格来切换输入的位置。如果录入的数据足够多,使用鼠标会严重影响效率。

正确的做法是使用「Tab」和「Enter」来进行移动位置。

  1. 按「一次Enter」,输入位置向下移动一格。
  2. 按「一次Tab」,输入位置向右移动一格。
  3. 如果要往反方向移动,在上面基础上按住「Shift」即可。

作为Excel从业者,一些小小的动作改良,可能看起来毫不起眼,却能大大提升我们的工作效率,养成好的习惯,才能让自己的职业生涯更具有竞争力。

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