芮和
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比公式快10倍 Excel的“分列”功能到底有多牛?

说起Excel,99%的同学都会用,但是也仅仅是会用而已,能使用的好么?答案应该是否定看过了这么多Excel教程,基础的都会,一用就废,那么,如何才能真正将Excel用于工作并提升效率呢?由于实际工作中涉及到的组合搭配用法非常多,基本上只有非常少量的同学能将学习的知识应用到工作中,并为之扩展

比公式快10倍 Excel的“分列”功能到底有多牛?

Hello,大家好,这里是芮和~

今天将给大家带来Excel中分列的用法,大部分同学对于分列仍然停留在「拆分数据」的阶段,其实分列不仅仅能快速拆分数据,还能规范数据,删除不必要的数据,转换数据格式等等。可以说是一个非常基础,但是效果非常炫酷的功能。

01. 分隔符拆分

在Excel中经常需要拆分复杂混合的数据,在之前的课程中,我们使用Ctrl+E进行拆分,今天我们使用分隔符来进行拆分。如下需要完成一次数据的拆分,如果使用函数拆分会非常复杂:

在进行数据拆分之前,首要任务就是观察前后数据的格式差异,寻找规律,在上面的表格中,我们可以看到单元格中的数据都是使用「,」进行分割的,故这张表可以使用分列进行拆分。

我们选中数据列,点击「数据」选项卡,选择「分列」,在弹出来的向导框中点击「分割符号」,然后下一步,单击勾选「逗号」,最后单击「完成」按钮即可完成数据的分列。

我们着重来看下拆分向导弹窗,在拆分向导中总共有3步前2步分别设置原始数据类型和拆分条件,第3步是设置拆分后的数据格式和到处的位置。在正常操作中,如果不需要保留最原始的数据,往往第3步可以忽略

分隔符拆分在现实生活中是一个很便捷的操作,并且可以指定相应的字符进行拆分,如“财务部大明”,“人事部小明”,就可以使用“部”这个字符进行拆分,快速完成对数据的整理。

02. 固定宽度拆分

然而在很多时候,原始数据并没有非常统一规范的标记,这个时候就不能使用分割符进行拆分。在Excel中,分列还提供了使用宽度进行拆分,即按照固定的宽度进行拆分。如下:

上面的数据由省份和城市组成,可以看到并没有什么特殊的标记,但是省份的长度全部相同,故可以使用固定宽度进行拆分

选中数据列,打开「分列」向导,选择「固定宽度」,然后在数据预览区内,单击添加数据分割线完成。

在宽度拆分中,可以添加「多条分割线」。在点击添加分割线的时候,如果存在偏差,可以按住分割线拖拽调整,往左边拖出预览区即可删除

03. 提取数据并导出

在上面的分隔符/宽度拆分中,我们可以看到在执行分列前必须选中一列作为数据源,并且执行分列之后,拆分对象默认会保留第一列数据在原位,新生成的数据会覆盖后面的列

要想不覆盖旁列,有两种方法:

  1. 在进行拆分前先预判会产生多少新列,提前插入空列;
  2. 将分列的结果输出到其他位置;

第一种就不介绍了。我们来介绍下第二种,在分列向导框中前2个步骤不变,进入第三个步骤,点击「目标区域」引用框,单击选中一个目标单元格,点击完成即可。

这样分列功能就具备了提取数据特性并且将之导出到指定位置的功能,怎么样,你学会了么?当然分列除了上面这些功能,还可以快速将非标准日期生成标准日期,在第3步中选择「日期」即可,操作也非常简单。

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