芮和
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有哪些能极大提升工作效率的Excel小技巧?

都说“100个小技巧,不如1个透视表”,那么在实际工作中,透视表到底是如何提升我们的工作效率?
本期分享8个能极大提升效率的透视表小技巧,每一个小技巧都能取代各种复杂函数组合,如:快速排名、数据分组、拆分文档、合并标签、统计百分比、合并文档、规范数据、数据格式修改。

01数据快速排名

在透视表中重新插入一个重复字段,右击「值显示方式」-「降序排序」,然后右击「排序」-「升序」即可完成快速排名,不用函数繁琐计算,非常方便。

数据快速排名

02日期数据分组统计

在Excel传统用法中,如果要对数据进行分组,要写非常复杂的混合函数,效率非常的低,使用透视表就非常的便捷,右击「创建组」,然后「月份」,点击「确定」即可。

日期快速分组

03快速拆分工作表

在使用Excel的时候,经常需要对某些数据进行拆分单元格,例如:不同地区的数据放到不同的工作表。手动筛选然后复制粘贴的效率实在是太低了,这个时候就可以利用透视表快速拆分数据。

将需要拆分的「字段」拖动的「筛选区域」,然后点击「分析」选项卡,选择「显示报表筛选页」,点击「确定」即可。

快速拆分工作表

04合并相同项目标签

合并相同标签也是一个非常使用的操作,如果使用合并单元格去合并的话,效率非常的低,并且会修改数据的结构,使用透视表就可以非常便捷地完成这个操作。

右击「数据透视表选项」,勾选「合并且居中标签」,点击「确定」即可。

合并相同标签

05统计所占百分比

在Excel中需要统计每个数据所占的百分比,利用SUM函数也可以完成,不过在透视表中只需要通过修改值显示方式即可搞定。

右击「值显示方式」,选择「总计的百分比」即可完成。

统计百分比

06合并文档

透视表除了能拆分文档,还能合并文档,对于相同结构的多份文档,如果使用手动合并,效率非常低下,使用透视表30秒就可以搞定。

依次按「Alt+D+P」,选择「多重合并计算」,然后将「每一张表的数据一一添加」,点击「确定」即可。

合并前的12份文档:

合并前的12份文档

合并后的效果:

快速合并多份文档

07一键修改数据格式

修改数据的显示格式也是一个常用的技巧,如果使用手动去修改会非常麻烦,例如将10000修改成10,000这种千分位的展示形式,利用「数字格式」可以一键完成修改。

右击「数字格式」,选择「数值」,勾选「千分位」,小数点后位数为「0」,点击「确定」即可。

快速修改数字格式

08一键规范数据

都说「数字不规范,亲人两行泪」,在办公中会经常碰到各种不规范的数据,例如将一月、二月、三月或者销售员的名字做成字段名。

这种表格对我们的统计分析来说会非常麻烦,如果需要手动去处理统计,非常吃力,然而利用透视表就可以大大提升我们的一个效率,一分钟做出一份规范的数据。

依次按「Alt+D+P」,选择「多重合并计算区域」,然后「创建单页字段」,点击「确定」,在新建的透视表中,拖动到「右下角的汇总单元格」,双击,就可以看到规范的数据了。

例如下图:

不规范数据

快速规范数据动画:

快速规范数据

——END——

阅读原文

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